1. Maak een plan voor je sessie. Heb je helder wat het doel is van de bijeenkomst? Bedenk welke methoden en werkvormen je kunt inzetten om dit te bereiken. Zorg voor afwisseling in je programma, zodat mensen aangehaakt blijven.

2. Weet hoe de tool(s) werken. Experimenteer met de digitale tools die je wilt gebruiken, doe een testrun met collega’s of andere proefkonijnen in je omgeving. Hoe klinkt het en ziet het eruit op andere apparaten of browsers? Moet je nog wat aanpassingen doen?

3. Inventariseer de verwachtingen van je deelnemers. Stuur ze een online vragenlijst (dit maak je gemakkelijk met Google Forms). Zo kun je de sessie zo goed mogelijk afstemmen op de wensen en behoeften van de groep.

4. Richt je online tool al grotendeels in. Zet bijvoorbeeld al borden klaar in Miro of Jamboard. Ga je groepswerk doen? Deel je groepjes van te voren in. In Zoom kun je vooraf deelnemers toewijzen aan break out rooms. Scheelt gedoe tijdens je sessie.

5. Geef duidelijke instructies. Stuur de deelnemers van te voren heldere uitleg over inloggen, benodigde apparatuur, etc. Zijn er mensen onbekend met de tool(s), stuur ze een stap-voor-stap instructie of geef ze een korte intro voorafgaand aan de sessie. 

6. Kom te vroeg. Wees als organisator minimaal een kwartier van te voren aanwezig in de call. Vraag deelnemers om 10 minuten voor de starttijd in te loggen, zodat je kunt helpen bij eventuele technische problemen en alsnog stipt kunt starten.

7. Maak een uitnodigende ruimte, ook online. Maak er een visueel aantrekkelijk geheel van. Prep jouw eigen ruimte (jouw achtergrond). Besteed aandacht aan de materialen die je de deelnemers van te voren mailt. Of stuur iets fysieks, bijvoorbeeld een ansichtkaart of een gadget wat ze tijdens de sessie nodig hebben.

De sessie begeleiden

8. Regel een co-piloot. Bij grote groepen kan het handig zijn om met 2 (of meer) facilitators de sessie te begeleiden. Dan kun jij alle aandacht houden bij het faciliteren en je co-piloot kan ideeën meeschrijven, met groepswerk helpen of de vragen in de chat beantwoorden.

9. Start met een kennismaking. Dan is het ijs gebroken en creëer je een fijne sfeer. Trap af met een quiz (Kahoot!) of een peiling aan de hand van stellingen (Mentimeter). Kent iedereen elkaar al? Zorg dan ook voor een inspirerende start, dat heeft een positief effect op het verloop van je meeting. Begin een brainstormsessie bijvoorbeeld met een associatiespel om creativiteit aan te wakkeren.

10. Maak afspraken over het samenwerken online. Denk aan “spelregels” als: standaard op mute als je niet aan het woord bent, vragen in de chat, je hand opsteken als je iets wilt zeggen. Dit aan het begin gezamenlijk vaststellen helpt jou om het gesprek goed te begeleiden.

11. Zorg voor afwisseling. Wissel presentaties af met groepswerk in break out rooms. Of doe een korte individuele opdracht tussendoor. Draai muziek op de achtergrond bij oefeningen. Laat een video zien om een item te introduceren in plaats van dat je zelf alles vertelt. Trek de aandacht met een verhaal dat je deelnemers raakt (Storytelling).

12. Check regelmatig actief in. Kan iedereen het nog goed volgen? Zijn er vragen? Geef deelnemers ook interactie mogelijkheden, bijvoorbeeld om tussendoor op onderwerpen hun mening te geven via een online poll.

13. Houd voldoende korte pauzes. Online vergaderen is vermoeiend, vaker een korte break helpt om het energieniveau op peil te houden: zet een muziekje op, doe samen stretches of verzin een andere (beweeglijke) energizer.

Afronding van je sessie

14. Rond af met een afsluiter. Laat iedereen 1 woord noemen wat voor hen de sessie beschrijft. Of stel een vraag, bijvoorbeeld: waar ga jij mee aan de slag? Stuur iedere deelnemer een week later zijn eigen voornemen, als reminder.

15. Vraag direct feedback. Laat deelnemers aan het einde van de sessie bijvoorbeeld 1 Top & 1 Tip opschrijven, of geef een link naar een online feedback formulier wat je van te voren hebt gemaakt. Vraag of ze dit invullen voor ze de meeting verlaten, dan is de ervaring nog vers en krijg je zeker weten feedback.