Waarom onafhankelijke gespreksbegeleiding?
Processen ontwerpen en begeleiden is mijn vak. De afgelopen jaren heb ik processen in allerlei soorten en maten gefaciliteerd. Van grootschalige deliberatieve processen tot focusgroepjes. Van internationale online bijeenkomsten tot bewonersavonden in het buurthuis. Als gespreksbegeleider ben ik onpartijdig, ontspannen, alert en flexibel. Met gelijkwaardigheid als belangrijkste uitgangspunt. Steeds vaker zie je dat er bij bijeenkomsten externe gespreksbegeleiding wordt gevraagd. Een betrokken gespreksbegeleider kan een belangrijke bijdrage leveren aan het succes van de bijeenkomst.
De voordelen van een onafhankelijke gespreksbegeleider
Organisaties willen betekenisvolle en productieve gesprekken met inwoners, met cliënten, met ondernemers of andere belanghebbenden, om op te halen wat mensen van een vraagstuk vinden, om advies of aanbevelingen te vragen, of om samen aan oplossingen te werken. De voordelen van externe, onafhankelijke gespreksbegeleiding bij bijeenkomsten worden steeds meer gezien. Ik zet er hier een aantal op een rij:
Geen stem in de inhoud, enkel oog voor het proces. Een gespreksbegeleider faciliteert en creëert de ruimte voor anderen om te verkennen wat zij ergens van vinden en geeft zelf geen mening over het onderwerp. Dit is een andere rol dan bijvoorbeeld een voorzitter, die is meer sturend en leidend en heeft ook betrokkenheid op inhoud. Een gespreksbegeleider bewaakt het proces.
Naar iedereen wordt geluisterd. Een onafhankelijk gespreksbegeleider voorkomt dat iemand het gesprek domineert of dat het gedrag van een persoon het gesprek schaadt. De taak is om actief te luisteren. Dus niet alleen te horen wat mensen zeggen, maar hen ook de bevestiging te geven en gerust te stellen dat ze gehoord en begrepen zijn.
Impuls geven aan vertrouwen. Een gespreksbegeleider creëert een gelijkwaardige samenwerking tussen alle deelnemers en zorgt daarmee voor een positieve proceservaring voor iedereen. Daarmee bouw je aan vertrouwen.
Bij de start van de bijeenkomst introduceer jij jezelf en maak je jouw rol als onafhankelijk gespreksbegeleider duidelijk. Leg uit waarom je aanwezig bent, wat je verantwoordelijkheden zijn en benadruk dat de reden dat jij er bent is om te zorgen voor ondersteuning van het proces en voor een prettige ervaring voor alle deelnemers.
De gespreksbegeleider zorgt dat iedereen een bijdrage kan leveren, door vragen te stellen (en door te vragen), te checken of iedereen het begrepen heeft en met verbale en non-verbale aanwijzingen het gesprek in goede banen te leiden. Wat hierbij kan helpen is om bij de start van een bijeenkomst samen met de deelnemers afspraken te maken over hoe je met elkaar in gesprek gaat. Bijvoorbeeld: niet door elkaar praten en respectvol zijn naar elkaars mening, ook al wijkt die af van de jouwe.
De ene keer is het hard werken om een gesprek op de rails te houden. En de volgende keer gaat het bijna als vanzelf. Geen bijeenkomst is hetzelfde. Wat ik nog steeds bijzonder vind om mee te maken is een groep die als het ware zelfsturend wordt en met elkaar respectvol een discussie voert met heldere uitkomsten. Als ik een dergelijke dynamiek kan laten ontstaan, door een zorgvuldig proces te ontwerpen en een sfeer te creëren waarin deelnemers zich veilig en comfortabel voelen, dan is mijn opdracht geslaagd.
Wat moet een onafhankelijk gespreksbegeleider volgens jou in huis hebben?